Η διοργάνωση ενός αθλητικού event, είτε πρόκειται για αγώνα δρόμου, τουρνουά, φιλικό ή επίσημο αγώνα, απαιτεί σωστό σχεδιασμό, ουσιαστική συνεργασία και προσοχή στη λεπτομέρεια. Ο διοργανωτής του event έχει την ευθύνη να εξασφαλίσει ότι όλα θα κυλήσουν ομαλά και όσον το δυνατό βάσει προγράμματος, με ασφάλεια για το προσωπικό, τους συμμετέχοντες και τους θεατές, γεγονός που θα τους επιτρέψει να αξιολογήσουν θετικά την εμπειρία τους από τη διοργάνωση.
Με την εμπειρία της διοργάνωσης δεκάδων events, στη Metis Marketing Agency, έχουμε δημιουργήσει τον παρακάτω σύντομο οδηγό, που εστιάζει επιγραμματικά σε όσα πρέπει να γίνουν πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το πέρας της διοργάνωσης.
Στάδια διοργάνωσης μιας εκδήλωσης
Α. Στόχος & Είδος του Event
Πριν ξεκινήσει η οργάνωση, ο διοργανωτής πρέπει να ορίσει:
- Το είδος του event (π.χ. τουρνουά ποδοσφαίρου, μαραθώνιος, beach volley).
- Τον σκοπό: Προώθηση αθλητισμού, φιλανθρωπικός σκοπός, ψυχαγωγία, ανάδειξη ταλέντων;
- Το κοινό: Επαγγελματίες ή ερασιτέχνες; Μικροί ή μεγάλοι;
Αυτές οι αποφάσεις καθορίζουν τη φύση και το μέγεθος της διοργάνωσης.
—
Β.Προγραμματισμός & Οργάνωση
Ο σωστός χρονικός προγραμματισμός είναι κρίσιμος. Ο διοργανωτής πρέπει να:
- Ορίσει ημερομηνία και τόπο έγκαιρα, λαμβάνοντας υπόψη τον καιρό, διαθεσιμότητα χώρων και πιθανές άλλες διοργανώσεις.
- Συντάξει χρονοδιάγραμμα με όλα τα βασικά βήματα και προθεσμίες.
- Καθοριστικοί παράγοντες:
- Άδειες από δήμο/φορείς
- Συνεργασίες με χορηγούς ή ΜΜΕ
- Ασφάλεια και πρώτες βοήθειες
- Ασφαλιστική κάλυψη για αθλητές και θεατές
Είναι εξαιρετικά κρίσιμο στάδιο, το οποίο επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία του event. Πρέπει να υπάρχει ρεαλισμός στα χρονοδιαγράμματα και στην ανάθεση ευθυνών, διαφορετικά η διοργάνωση θα βγει εκτός πλάνου πολύ νωρίς.
—
Γ. Επιλογή Τοποθεσίας
Η τοποθεσία πρέπει να:
- Εξυπηρετεί τις ανάγκες του αθλήματος
- Διαθέτει υποδομές (WC, αποδυτήρια, χώρους θεατών)
- Είναι προσβάσιμη με ΜΜΜ ή ιδιωτικά μέσα
- Παρέχει επαρκή χώρο στάθμευσης
—
Δ. Προϋπολογισμός
Οι διαθέσιμοι οικονομικοί πόροι θέτουν το πλαίσιο μέσα στο οποίο εξ ορισμού πρέπει να κινηθεί η διοργάνωση. Μερικές βασικές πηγές εξόδων:
- Ενοικίαση χώρου και εξοπλισμού
- Έξοδα προσωπικού (διαιτητές, ιατροί, εθελοντές)
- Έπαθλα/μετάλλια
- Προώθηση και διαφήμιση
- Έκτακτα έξοδα
Ακρογωνιαίος λίθος για την οικονομική επιτυχία της διοργάνωσης, είναι η σύναψη χορηγικών συνεργασιών. Αναζητήστε χορηγούς με αντίτιμο μετρητά ή συνεργασίες σε είδος για κάλυψη μέρους του κόστους.
—
Ε. Προβολή & Επικοινωνία
Η επιτυχία ενός event εξαρτάται και από τη συμμετοχή του κόσμου. Χρησιμοποιήστε:
- Social media (Instagram, Facebook, TikTok)
- Τοπικά μέσα ενημέρωσης
- Πόστερ, banners, ενημερωτικά e-mails
Επικοινωνήστε έγκαιρα με τους συμμετέχοντες, προσφέροντας πληροφορίες για το πρόγραμμα, κανονισμούς και οδηγίες πρόσβασης. Η κάλυψη που θα λάβει η διοργάνωση από τα ΜΜΕ είναι σημαντική για το παρόν αλλά και για το μέλλον. Οι χορηγοί επικοινωνίας μπορούν να βοηθήσουν εξαιρετικά στην προσέλκυση θεατών αλλά και θεσμικών συνεργατών.
—
Ζ. Ασφάλεια
Απαραίτητο να υπάρχουν:
- Παρουσία ιατρού ή πρώτων βοηθειών
- Κανονισμοί ασφαλείας
- Προετοιμασμένο σχέδιο αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης
- Συντονισμός με την τοπική αστυνομία, εάν απαιτείται
—
Η. Ημέρα του Event
Πρέπει να υπάρχουν:
- Συντονιστές/εθελοντές ανά θέση (π.χ. είσοδος, γραμματεία, απονομές)
- Εξοπλισμός στη θέση του και σε λειτουργία
- Υποδοχή και καθοδήγηση για αθλητές και θεατές
- Φωτογραφική κάλυψη ή livestreaming (αν είναι δυνατό)
Πρέπει να δοθεί έμφαση στην εκπαίδευση των εθελοντών και στην ικανοποίησή τους από τη συμμετοχή στο event. Είναι ένας πολύ σημαντικός ανθρώπινος πόρος που μπορεί να αποτελέσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
—
Θ. Αξιολόγηση & Ανατροφοδότηση
Μετά το event:
- Συλλέξτε feedback από συμμετέχοντες και συνεργάτες
- Καταγράψτε τι πήγε καλά και τι μπορεί να βελτιωθεί
- Ευχαριστήστε όσους συμμετείχαν και υποστήριξαν
—
Φυσικά, κάθε ένα από τα παραπάνω στάδια, χαρακτηρίζονται από μικρότερη ή μεγαλύτερη πολυπλοκότητα και απαιτούν χρόνο και χρήμα εκ μέρους του διοργανωτή, για να επιτευχθεί ένα ικανοποιητικό επίπεδο για τη διοργάνωση.
Με την πάροδο του χρόνου και τη συσσώρευση εμπειριών, οι διοργανωτές αποκτούν το απαραίτητο know-how και εστιάζουν στη βελτίωση κάθε επιμέρους σταδίου. Χρόνο με τον χρόνο, προσφέρουν ακόμη καλύτερες εμπειρίες σε θεατές και συμμετέχοντες.
Η Ρώμη δεν χτίστηκε σε μια μέρα, έτσι και μια ποιοτική διοργάνωση απαιτεί χρόνο και υπομονή!
