Διοργάνωση αθλητικού event (Β’ Μέρος)

Σε συνέχεια του πρόσφατου άρθρου για τη διαχείριση ενός αθλητικού event, σήμερα ακολουθεί το δεύτερο μέρος.

Όπως αναφέραμε ήδη, οι διοργανώσεις χρειάζονται χρόνο, υπομονή και επιμονή για να καθιερωθούν και να προσφέρουν αξέχαστες εμπειρίες σε θεατές και διοργανωτές.

Φυσικά η εμπειρία που αποκτάται με το πέρασμα των ετών, θα κάνει τα πράγματα να φαίνονται πιο εύκολα, αλλά σε όσους αναλαμβάνουν τώρα για πρώτη φορά μια διοργάνωση, κάποιες συμβουλές μπορούν να φανούν χρήσιμες.

Συμβουλές για Διοργανωτές Εκδηλώσεων

1. Μην υποτιμάς τη σημασία του σχεδιασμού

Η επιτυχία μιας εκδήλωσης κρίνεται πολύ πριν ξεκινήσει. Ένας λεπτομερής και ρεαλιστικός σχεδιασμός είναι το θεμέλιο. Όσο πιο καλά προετοιμασμένος είσαι, τόσο πιο αποτελεσματικά θα μπορείς να διαχειριστείς τα απρόοπτα.

2. Το απρόοπτο είναι ο κανόνας, όχι η εξαίρεση

Πάντα κάτι θα πάει στραβά – μικρό ή μεγάλο. Έχε εναλλακτικά σχέδια (Plan B) για τα βασικά: καιρός, τεχνικά προβλήματα, καθυστερήσεις, απουσίες προσωπικού. Η ευελιξία και η ψυχραιμία είναι σημαντικές στη διοργάνωση εκδηλώσεων παντός τύπου.

3. Η επικοινωνία είναι το 50% της επιτυχίας

Η επικοινωνία με συνεργάτες, εθελοντές, προμηθευτές και συμμετέχοντες πρέπει να είναι έγκαιρη, σαφής και επαναλαμβανόμενη. Μην περιμένεις ότι “το είπα μια φορά, το ξέρουν”. Βεβαιώσου ότι όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και πότε.  Χρησιμοποίησε εργαλεία που κάνουν την επικοινωνία πιο εύκολη.

4. Κάνε focus στην εμπειρία του συμμετέχοντα

Ο συμμετέχων ή θεατής δεν θα θυμάται αν ξεκίνησες 10 λεπτά αργότερα ή καθυστέρησε μια απονομή, αλλά θα θυμάται πώς τον έκανες να αισθανθεί. Ευγένεια, καθοδήγηση, ασφάλεια και μια θετική ατμόσφαιρα είναι το κλειδί για να “χτίσεις κοινό”.

5. Έχουμε μόνο μια ευκαιρία για καλή πρώτη εντύπωση

Η υποδοχή, η είσοδος, η οργάνωση των χώρων είναι το πρώτο που βιώνει κάποιος. Αν αυτά είναι επαγγελματικά και φιλικά, το υπόλοιπο της εμπειρίας “κερδίζει πόντους”.

6. Οι λεπτομέρειες κάνουν τη διαφορά

Μικρά πράγματα — όπως σήμανση, προσβασιμότητα, νερό για τους συμμετέχοντες, ξεκάθαρες οδηγίες — δίνουν την εικόνα επαγγελματισμού και δείχνουν ότι έχεις σκεφτεί το κοινό σου.

7. Μην τα κάνεις όλα μόνος σου

Ανάθεσε ρόλους. Εμπιστέψου ανθρώπους και δώσε τους ευθύνη. Όσο περισσότερο μεγαλώνει μια εκδήλωση, τόσο πιο σημαντικό είναι να λειτουργεί ως ομάδα. Αυτό το checklist ίσως σε βοηθήσει.

8. Επένδυσε στους ανθρώπους σου

Οι εθελοντές, οι συνεργάτες και οι υποστηρικτές είναι η ψυχή της εκδήλωσης. Αν τους αντιμετωπίσεις με σεβασμό και φροντίδα, θα στο ανταποδώσουν πολλαπλάσια.

9. Μέτρα – Κατέγραψε – Βελτίωσε

Μετά την εκδήλωση, κάνε απολογισμό. Τι πήγε καλά; Τι όχι; Πάρε feedback. Μόνο έτσι θα εξελίσσεσαι από διοργάνωση σε διοργάνωση.

Σε περίπτωση που χρειαστείς βοήθεια για τον σχεδιασμό και την υλοποίηση κάποιου event, η Metis Marketing Agency μπορεί να σε υποστηρίξει σε άμεσο χρόνο, με λύσεις προσαρμοσμένες στις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε διοργάνωσης, για αυτό μη διστάσεις να επικοινωνήσεις μαζί μας!