Οι προκλήσεις που αντιμετωπίζουν καθημερινά οι οργανισμοί -ανεξαρτήτως μεγέθους- δημιουργούν ένα απαιτητικό και πολύπλοκο περιβάλλον, το οποίο συνεχώς καθίσταται όλο και λιγότερο διαχειρίσιμο.
Η λύση σε αυτή την λεπτομερειακή πολυπλοκότητα που χαρακτηρίζει τις διάφορες λειτουργίες στο εσωτερικό ενός οργανισμού μπορεί να δοθεί με την υιοθέτηση project management tools & communication tools που θα διευκολύνουν τον συντονισμό όλου του προσωπικού, ενώνοντας τις δυνάμεις τους προς την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί, εντός προκαθορισμένων προθεσμιών.
Στην αγορά υπάρχουν πολλές λύσεις τέτοιων εφαρμογών, στη Metis Marketing Agency χρησιμοποιούμε κατά κύριο λόγω τις παρακάτω:
Το ClickUp είναι ένα πλούσιο σε δυνατότητες εργαλείο διαχείρισης έργων που απευθύνεται σε ομάδες και οργανισμούς όλων των μεγεθών. Δυνατό του σημείο αποτελεί το μεγάλο εύρος προσαρμογής στις ανάγκες κάθε ξεχωριστού project. Μετά από σύντομο διάστημα εκμάθησης, μπορεί κανείς να το προσαρμόσει σε οτιδήποτε θέλει να εκτελέσει και να βλέπει με μια ματιά ότι θεωρεί αυτός σημαντικό. Επιπλέον, προσφέρει μια μεγάλη γκάμα ενσωματώσεων (σύνδεση με gmail, google calendar, google drive κ.α) που διευκολύνει πολύ τη σύνδεση με ήδη χρησιμοποιούμενα εργαλεία.
Η λογική του ClickUp βασίζεται στο «σπάσιμο» σύνθετων εργασιών σε μικρότερα, πιο εύκολα διαχειρίσιμα «subtasks», με ανάθεσή τους σε συγκεκριμένα άτομα, με καθορισμένο deadline και συνεχή ανατροφοδότηση.
Με τη χρήση του ClickUp, ακόμη και στη δωρεάν έκδοση, η παρακολούθηση της πορείας ενός έργου (π.χ. νέο προϊόν, νέα διαφημιστική εκστρατεία, διαδικασία πωλήσεων) γίνεται πολύ πιο εύκολη, αυξάνοντας τη διάχυση πληροφοριών στα σωστά άτομα, με αποτέλεσμα την εκτόξευση της παραγωγικότητας του οργανισμού.
Συνοψίζοντας, πρόκειται για ένα εργαλείο που συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες μαζί σε ένα σημείο, βοηθά στον καλύτερο συντονισμό μεταξύ ατόμων-ομάδων και αυξάνει την παραγωγικότητά τους.
Ένα εξίσου γνωστό app , με περισσότερη έμφαση στην κεντρική διαχείριση της επικοινωνίας, το slack, μπορεί κι αυτό να βελτιώσει άμεσα τα επίπεδα παραγωγικότητας του οργανισμού.
Ουσιαστικά, ομαδοποιεί τις πληροφορίες που διαχέονται εντός του οργανισμού σε ενότητες (τα λεγόμενα “channels”, ξεχωριστές ενότητες που συγκεντρώνουν πληροφορίες για κάποιο αντικείμενο, π.χ. πωλήσεις, διαφημιστική εκστρατεία, rebranding) και επιτρέπει την εστίαση της επικοινωνίας σε όσα πρέπει να εκτελεστούν κάθε φορά..
Το slack χαρακτηρίζεται επίσης από μεγάλες δυνατότητες ενσωμάτωσης άλλων εφαρμογών, μεταξύ αυτών και του ClickUp που αναφέρθηκε παραπάνω.
Επιπλέον, προσφέρει τη δυνατότητα κλήσεων (με ήχο ή βίντεο) για άμεσα και σύντομα meetings, χωρίς να χρειάζεται κανείς να εισέλθει σε άλλη εφαρμογή. Ομοίως, υποστηρίζει και την ανταλλαγή αρχείων.
Στην αγορά φυσικά υπάρχουν πολλές ακόμη προτάσεις, ενδεικτικά:
- Trello
- Asana
- Monday
- Jira
- Microsoft teams
- Google chat
αλλά στο παρόν άρθρο εστιάσαμε σε αυτά που χρησιμοποιούμε από κοινού με τους συνεργάτες μας.
Κάθε οργανισμός υιοθετεί τα εργαλεία που ταιριάζουν στις ανάγκες του και με την ταχύτητα που εξελίσσεται ο κλάδος των ψηφιακών εργαλείων, σίγουρα υπάρχει εκεί έξω κάτι για τον καθένα!
